Catatan: Mengangkat Organisasi Pengadaan


Tega.. Tidak dilibatkan dalam perencanaan, eh malah ditunjuk jadi PPK.. Mana semua dokumen anggaran sudah final lagi.. Memang tau nanti Saya perlu apa aja pas tugas jadi PPK…”

Walau tak sama detail frasa yang ditulis di atas dengan kejadian ucapan yang sebenarnya, namun lebih kurang kalimat tersebut menjadi rangkaian pikir beberapa orang yang diangkat dalam sebuah organisasi pengadaan untuk situasi tertentu.

Sebenarnya masih cukup banyak cerita-cerita masalah seputar organisasi pengadaan. Karena memang sadar atau pun tidak sadar, pengangkatan ataupun tidak mengangkat beberapa pihak dalam struktur kerja pengadaan, terkadang disertai undangan kehadiran potensi masalah. Pihak yang mengangkat terkadang hanya sekedar memenuhi syarat administrasi mengangkat, tanpa mempertimbangkan dengan matang potensi masalah yang melirik. Padahal cukup dapat terbayang ketika sebuah rangkaian penggunaan keuangan negara dalam bentuk pengadaan barang/jasa pemerintah, dikerjakan oleh organisasi yang tidak disiapkan dengan baik, rasanya Sang Masalah dengan santainya menyampiri.

Tak sampai mengutip teori yang sering muncul di Bab 2 Skripsi, Tesis, dan Disertasi dalam bahasan organisasi, namun secara sepihak, diyakini dominan Kita menerima teori yang diungkap banyak ahli semisal Max Weber, Chester I. Bernard, James D. Mooney, Stephen P. Robbins, Stoner, Schein, Kochler, Poerdarminta, Victor A. Thompson, Richard Scott, dan lain-lain, yang pada intinya organisasi merupakan rangkaian yang harus tepat untuk mencapai tujuan. Jadi kebayang tidak baiknya, jika pengorganisasian dalam fungsi manajemen ini tidak dengan optimal disiapkan.

Organisasi Pengadaan sendiri sebagaimana yang dimaksud di dalam Peraturan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah pihak-pihak yang berhubungan langsung dengan aktifitas pengadaan, yang telah diatur rumpun tugasnya masing-masing, yaitu : Pengguna Anggaran (PA) / Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Unit Layanan Pengadaan (ULP), Pejabat Pengadaan (PP), Pejabat / Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP), Tim Swakelola untuk Pengadaan yang dilakukan secara Swakelola, Tim Teknis atau Pendukung dalam pelaksaan pekerjaan.

Tulisan ini tidak membahas satu persatu ranah kewenangan masing-masing pihak, karena sudah dianggap cukup jelas pengelompokan rumpun tugas tersebut diatur dalam aturan pengadaan. Sehingga hal yang lebih fokus diulas di sini adalah beberapa temuan yang dianggap menjadi masalah dalam pelaksanaan pengadaan.

Berdasarkan kondisi permasalahan yang sering muncul dan beberapa temuan yang sering tayang di kelas pengadaan, direkomendasikan beberapa catatan dalam membentuk dan mengelola organisasi Pengadaan, antara lain sebagai berikut :

1. Pertimbangan Beban Kerja

Pastikan pengangkatan organisasi pengadaan dilakukan setelah melakukan pemetaan kekuatan sumber daya yang ada terhadap beban kerja yang akan dilaksanakan. Tentunya akan amat bagus jika sampai mampu melakukan analisis beban kerja. Pihak yang mengangkat tidak boleh dengan minimalis berpikir dalam mempersiapkan daftar yang tepat atas personil yang akan ditugaskan, namun harus pastikan semua unsur jelas, kapasitas terpenuhi, dan semua paket-paket pengadaan, jelas siapa tuannya sesuai ranah kewenangan.

2. Personil Dengan Cukup dan Cakap Kualifikasi

Setiap pihak yang akan diangkat telah diatur spesifikasi kualifikasi yang harus minimal dimiliki. Di organisasi tertentu terkadang cukup mudah untuk mendapatkannya, namun di organisasi lain tak jarang sulit sekali memperoleh personil yang layak syarat tersebut. Semisal ketika ada kegiatan pekerjaan konstruksi di satuan kerja berkarakteristik Pekerjaan Umum, rasanya cukup mudah mendapatkan personil yang menguasai dunia sipil dan arsitektural. Tapi ketika pekerjaan konstruksi tersebut berada di satuan kerja kesehatan atau pendidikan, ini menjadi beban tersendiri. Sehingga pihak yang mengangkat perlu ekstra mengatur strategi pengangkatan.

Terdapat syarat kualifikasi yang bersifat kecukupan kompetensi norma (walau sulit diukur), seperti disiplin, tanggung jawab, dan integritas. Namun juga terdapat syarat yang bersifat teknis, seperti memiliki kualifikasi untuk kompetensi tertentu atau pemahaman kontrak, dan lain-lain. Idealnya ketika pihak yang memiliki kewenangan mengangkat akan mengangkat, maka pastikan yang diangkat telah memenuhi semua unsur-unsur tersebut. Jika berani mengangkat personil yang tak lengkap syarat, maka pihak yang mengangkat harus bertanggungjawab untuk melengkapi kebutuhan yang diperlukan oleh pihak yang diangkat. Misal untuk pekerjaan konstruksi yang membutuhkan kompetensi teknis, ketika diangkat personil yang tidak memiliki kompetensi teknis atas pekerjaan tersebut, maka idealnya perlu didampingi pihak lain seperti ahli/tim teknis. Jangan diangkat tapi dilepas kebutuhan atas pendampingan teknis.

3. Pengangkatan Di Waktu yang Tepat.

Salah satu permasalahan yang kerap terjadi adalah tidak diangkatnya organisasi pengadaan di waktu yang tepat. Masih terdapat pola pengangkatan dilakukan setiap tahun anggaran setelah diterimanya dokumen anggaran atau setelah ditetapkannya Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran. Kondisi ini berdampak lain seperti keterlambatan waktu pelaksanaan atau yang paling tidak menyenangkan adalah seperti ungkapan kalimat di awal tadi, yaitu dengan diangkatnya organisasi pengadaan yang tidak terlibat dalam perencanaan.

Dapat dengan sederhana dibayangkan, jika ada pihak lain yang bagian nge-draft Dokumen rencana anggaran atau pengadaan, hanya berpikir sesuai dengan kapasitas yang dimiliki, dan tidak melibatkan pihak yang akan melaksanakan, padahal kegiatan tersebut perlu untuk didiskusikan dengan Pihak yang akan melaksanakan, maka cukup dikhawatirkan yang akan bekerja tidak memiliki kecukupan sumberdaya yang dimiliki. Seperti seorang PPK pekerjaan konstruksi mungkin memerlukan anggaran untuk melaksanakan uji lab, tim penilai kontrak jika perlu ada perubahan, biaya perjalanan dinas untuk monitoring, dan lain sebagainya, namun karena tak dilibatkan dalam perencanaan, makan urgensi kebutuhan PPK tersebut luput akomodir.

Adanya perbedaan persepsi waktu yg tepat mengangkat personil pengadaan sering dijadikan fenomena penyebab. Padahal aturan yang ada sudah cukup aplikatif untuk kondisi yang lebih baik. Misalkan, sudah cukup jelas sebenarnya salah satu peraturan pengadaan barang/jasa pemerintah, yaitu Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 (Perubahan Kedua dari Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010), di Pasal 7 ayat 2a nya yang mengatur bahwa pengangkatan dan pemberhentian Pejabat dalam organisasi pengadaan tidak terikat tahun anggaran.

Sangat banyak khasiat dan manfaat sebenarnya pengangkatan organisasi pengadaan yang tidak terikat tahun anggaran ini. Salah satunya adalah orang yang diangkat sudah dapat diajak diskusi terhadap rencana kerjanya dalam bertugas. Termasuk dukungan bagian lain dari peraturan ini adalah yang mengatur bahwa penetapan organisasi pengadaan adalah bagian rangkaian penyusunan dan penetapan Rencana Umum Pengadaan (Pasal 22 ayat 3 Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012). Sehingga akan sangat jauh lebih baik jika pengangkatan organisasi pengadaan diangkat lebih awal, agar terlibat dalam perencanaan program, kegiatan, keuangan, dan pengadaan. Jika di tahun perencanaan tidak ada perubahan formasi organisasi, maka tak perlu membuang energi dengan membuat surat penugasan baru, tapi manfaat organisasi pengadaan yang tidak terikat tahun anggaran.

4. Bebaskan Dari Intervensi Jahat

Akan dzalim rasanya jika organisasi yang dibentuk dengan orang yang diangkat hanya sebatas alat untuk kejahatan semata. Menyimak pemberitaan perkara pidana di dunia pengadaan yang sekarang acap kali muncul, terlihat bagaimana pimpinan-pimpinan yang jahat menggunakan orang-orang yang diangkat untuk memenuhi keinginan melalui kewenangan orang yg diangkat. Misalkan diangkatnya PPK dan Pejabat Pengadaan, namun kewenangan mereka di kebiri dengan tetap adanya intervensi harus memenangkan penyedia tertentu yang tak layak pilih atau bahkan terindikasi pidana. Bahasan ini tentu banyak variabel penyebab di lingkup luas, misal dari upaya pengembalian mahar politik, upaya balas budi, keserakahan kekayaan, dan lain-lain. Peduli lacur untuk alibi itu semua, yang perlu diperhatikan di sini adalah pastikan ketika mengangkat orang dalam organisasi pengadaan, wajib yang diangkat dapat melaksanakan tugas dan kewenangannya secara optimal. Jangan berikan intimidasi dan intervensi kewenangan untuk melakukan kesalahan atau kejahatan. Yang diintervensi pun harus mampu untuk menolak dengan santun. Karena jika dilakukan proses audit atau pemeriksaan, peraturan telah menyiapkan tool evaluasi yang jelas untuk melihat siapa dan berbuat apa untuk dimintakan pertanggungjawaban. Skema yang ada ini kadang membuat pihak pengintervensi bisa luput pemeriksaan, kecuali terdapat alat bukti.

5. Evaluasi Kinerja

Satu hal yang kadang luput dilakukan adalah mengukur atau mengevaluasi organisasi pengadaan secara secara ilmiah. Tak jarang tidak dapat diketahui secara pasti kinerja yang telah dilakukan oleh organisasi pengadaan tersebut. Kalau dinilai bagus, tak dapat nilai kualitatif atau kuantitatif ukuran bagusnya. Kalaupun dinilai buruk, tanpa ada perbandingan nilai maka aja riskan subyektivitas tak bernalar. Untuk itu ketika mengangkat organisasi pengadaan dalam tahapan perencanaan Pengadaan, pastikan pula standar kinerja dan cara pengukuran capaian kinerjanya. Hal ini akan memberikan manfaat selama proses kerja organisasi, dan dapat menjadi bahan pertimbangan di pembentukan organisasi selanjutnya. Beberapa alat ukur kinerja standar yang secara obyektif dapat dipergunakan seperti : ukuran efisiensi sumber daya, ketepatan waktu, kepuasan internal/eksternal (stakeholder), penanganan risiko, deviasi pelaksanaan dengan peraturan, dan lain-lain.

Banyak penyajian tulisan yang berbeda untuk memberikan rekomendasi tata kelola organisasi pengadaan, termasuk yang dikemas dalam tulisan ini. Semoga dapat menjadi bahan i’tibar untuk ikhtiar perbaikan pelaksanaan pengadaan melalui pengelolaan sumber daya manusia yang lebih handal.

 

Sumber: Dr. H. Fahrurrazi, M.Si.