Kaji Ulang RUP dan RPP (disertai contoh format)


Nasihat adalah proses kasih sayang. Sehingga aktifitas saling menasihati merupakan tanda atas kasih sayang. Dalam nasihat termuat harapan kebaikan pada orang lain.

Kita pasti menginginkan saudara atau pihak lain menjadi baik ketika dinasihati, bukan ingin mereka direndahkan atau disalahkan atau bahkan kita tak mau mereka dapat hukuman atas salahnya. Inilah dasar nasihat.

Tepat norma dan akurat proses kiranya jika semangat saling menasihati dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa diterapkan. Semua pihak sesuai dengan kewenangan yang dimiliki menerapkan “watawa shaubil haq, watawa shaubish-shabr” Salah satu bentuk ikhtiar yang disajikan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah adalah adanya frasa dan makna pengkajian ulang dan penyampaian usulan.

Tulisan ini mencoba lebih menitikberatkan pada Pengkajian Ulang Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan Pengkajian Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP). Kedua hal ini merupakan rangkaian business process yang cukup ilmiah dan layak terap sebenarnya. Hanya mungkin tersaji dalam peraturan yang tidak ditambahkan kata “wajib” dan malah tersanding dengan kata “dapat”, sehingga terkadang tidak diterapkan oleh sebagian pihak dalam organisasi pengadaan.

Perkiraan baiknya, mungkin tidak dilaksanakan karena pengadaannya sudah sangat jelas, mudah, atau sederhana. Sehingga tak perlu persiapan-persiapan diskusi yang dapat menambah rangkaian birokrasi. Namun tentunya untuk pengadaan bagi organisasi dengan nilai yang relatif besar, unik, kompleks, tak terbiasa, berisiko, dan/atau hal yang baru, kiranya ikhtiar saling menasihati ini harus dilakukan.

Secara singkat dan sederhana dapat diulas sebagai berikut :


Pengkajian Ulang RUP


Dokumen RUP merupakan produk perencanaan pengadaan yang ditetapkan oleh Pengguna Anggaran (PA) / Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), meliputi penetapan antara lainnya adalah : Anggaran/pembiayaan, pemaketan, organisasi, cara, kebijakan penggunaan produksi dalam negeri, dan dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) dari pelaksanaan pengadaan.

PA/KPA diperkirakan memilki sumber daya yang mumpuni dalam menyiapkan Dokumen RUP ini. Namun belum dapat memastikan para perumus dokumen tersebut telah mempersiapkan dengan sedemikian paripurnanya. Terlebih proses lebih lanjut atas penggunaan dokumen RUP tersebut akan digunakan oleh pihak lain. Sehingga akan sangat bijak dan tepat jika pihak yang akan menggunakan dokumen tersebut turut memberikan masukan-masukan, agar dapat semakin mengoptimalkan capaian dan proses pengadaan, serta dapat dilakukan mitigasi risiko pengadaan.

Pengkajian ulang RUP ini dapat dilakukan melalui metode rapat koordinasi sebagaimana yang direkomendasi dalam peraturan pengadaan, dengan skema kerja birokrasi PPK mengundang ULP/Pejabat Pengadaan dan Tim Teknis untuk membahas Rencana Umum Pengadaan. Tak menutup pula sebenarnya jika prakarsa ini dilakukan oleh pihak PA/KPA atau pihak lain yang menilai Dokumen RUP perlu untuk dioptimalkan.

Pembahasan Rencana Umum Pengadaan meliputi:

a. Pengkajian Ulang Kebijakan Umum Pengadaan.

Dalam hal mengkaji ulang kebijakan umum pengadaan, para pihak melakukan pengkajian ulang terhadap pemaketan pekerjaan. PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan mengkaji ulang pemaketan pekerjaan untuk meneliti dan memastikan apakah pemaketan yang ditetapkan oleh PA/KPA telah mendorong persaingan sehat, efisien meningkatkan peran Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta Koperasi Kecil, dan penggunaan produksi dalam negeri. Pengkajian ulang pemaketan pekerjaan dapat dilakukan berdasarkan survei pasar, browsing internet, dan/atau kontrak pekerjaan sebelumnya.

Dari hasil pengkajian ulang pemaketan pekerjaan, PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan dapat mengusulkan untuk mengubah pemaketan pekerjaan, yaitu penggabungan beberapa paket atau pemecahan paket. Penggabungan beberapa paket dapat dilakukan dimaksud sejauh tidak menghalangi pengusaha kecil untuk ikut, serta pemecahan paket pekerjaan dapat dilakukan sejauh tidak untuk menghindari pelelangan.

Pertanyaan yang perlu dijawab dalam pembahasan substansi ini antara lain adalah:
1) Apakah pemaketan mendorong persaingan sehat?
2) Apakah pemaketan akan efisen dalam proses pengadaan?
3) Apakah pemaketan meningkatkan peran Usaha Mikro / Kecil?
4) Apakah pemaketan mendukung penggunaan produksi dalam negeri?

b. Pengkajian Ulang Rencana Penganggaran Biaya Pengadaan

PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan melakukan pengkajian ulang rencana penganggaran biaya pengadaan yaitu biaya paket pekerjaan dan biaya pendukung pelaksanaan pengadaan.

Pengkajian ulang rencana penganggaran biaya pengadaan dilakukan untuk memastikan hal-hal antara lain kode akun yang tercantum dalam dokumen anggaran sesuai dengan peruntukan dan jenis pengeluaran, serta perkiraan jumlah anggaran yang tersedia untuk paket pekerjaan dalam dokumen anggaran mencukupi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan.

Hal penting lainnya dari kaji ulang anggaran ini adalah mengkaji tersedianya biaya pendukung pelaksanaan pengadaan, antara lain biaya pelaksanaan pemilihan penyedia dan biaya pada saat pelaksanaan pekerjaan. Apabila biaya pengadaan belum atau kurang dianggarkan serta terdapat kesalahan administrasi dalam Dokumen Anggaran, PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan mengusulkan revisi dokumen anggaran.

Pertanyaan yang perlu dijawab dalam pembahasan substansi ini antara lain adalah:
1) Apakah kode akun yang tercantum dalam dokumen anggaran sesuai dengan peruntukan dan jenis pengeluaran?
2) Apakah perkiraan jumlah anggaran yang tersedia untuk paket pekerjaan dalam dokumen anggaran mencukupi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan?
3) Apakah tersedia biaya pendukung pelaksanaan pengadaan?

c. Pengkajian Ulang KAK

PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan mengkaji ulang KAK yang sudah ditetapkan oleh PA/KPA. Pengkajian ulang terhadap KAK dilakukan untuk meneliti dan memastikan uraian kegiatan yang akan dilaksanakan telah terpetakan dengan jelas, seperti : latar belakang, maksud dan tujuan, lokasi kegiatan, ruang lingkup, keluaran yang dibutuhkan, sumber pendanaan, jumlah tenaga yang diperlukan, dan estimasi waktu.

KAK untuk pengadaan yang lebih teknis pun kiranya perlu dengan jelas menerangkan unsur-unsur teknis yang dibutuhkan PA/KPA atau end user, seperti : kejelasan spesifikasi minimal yang dibutuhkan, kejelasan besarnya total perkiraan biaya pekerjaan, kejelasan pencantuman macam, jenis, kapasitas, dan jumlah peralatan utama minimal yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan, kejelasan persyaratan penyedia dan/atau kualifikasi tenaga ahli serta jumlah personil inti atau yang dipekerjakan, kejelasan syarat-syarat bahan yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan, kejelasan syarat-syarat pengujian bahan dan hasil produk, dan lain-lain yang menjadi need dari pengadaan dimaksud.

Pertanyaan yang perlu dijawab dalam pembahasan substansi ini antara lain adalah:

1) Apakah KAK sudah menjelaskan latar belakang kegiatan/pengadaan yang akan dilaksanakan?
2) Apakah KAK sudah menjelaskan maksud dan tujuan kegiatan/ pengadaan yang akan dilaksanakan?
3) Apakah KAK sudah menjelaskan lokasi kegiatan/ pengadaan yang akan dilaksanakan?
4) Apakah KAK sudah menjelaskan ruang lingkup kegiatan/ pengadaan yang akan dilaksanakan?
5) Apakah KAK sudah menjelaskan keluaran yang yang dibutuhkan dari kegiatan/ pengadaan yang akan dilaksanakan?
6) Apakah KAK sudah menjelaskan sumber pendanaan dan perkiraan biaya kegiatan/ pengadaan yang akan dilaksanakan?
7) Apakah KAK sudah menjelaskan waktu pelaksanaan yang diperlukan?
8) Apakah KAK sudah menjelaskan spesifikasi untuk kebutuhan dasar pengadaan?
9) Apakah KAK sudah menjelaskan kebutuhan organisasi pengadaan dan jumlah tenaga yang diperlukan?
10) Apakah KAK sudah menjelaskan hal-hal khusus yang perlu dijelaskan, seperti syarat khusus penyedia (bila perlu) !
11) Apakah KAK sudah menjelaskan hal-hal khusus yang perlu dijelaskan, seperti syarat khusus alat dan bahan (bila perlu) !
12) Apakah KAK sudah menjelaskan hal-hal khusus yang perlu dijelaskan, seperti syarat khusus tenaga ahli (bila perlu) !

Untuk selanjutnya berdasarkan hasil rapat koordinasi, pembahasan-pembahasan tersebut dituangkan dalam Berita Acara. Langkah lebih lanjut, apabila PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan sepakat untuk mengubah Rencana Umum Pengadaan, perubahan tersebut diusulkan kepada PA/KPA untuk ditetapkan kembali. Apabila ada perbedaan pendapat antara PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan terkait Rencana Umum Pengadaan, diajukan permasalahan ini kepada PA/KPA untuk diputuskan, sesuai dengan kewenangan yang dimiliki. Putusan PA/KPA bersifat final.


2. Pengkajian Ulang RPP


Dokumen RPP merupakan produk perencanaan pengadaan yang ditetapkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), meliputi penetapan: Spesifikasi Teknis, Harga Perkiraan Sendiri, dan Rancangan Kontrak.

Demikian hal nya dengan RUP, PPK diperkirakan memilki sumber daya yang mumpuni dalam menyiapkan Dokumen RPP ini. Namun masukan analisis para pihak yang terlibat tentu akan dapat mengoptimalkan produk yang sudah ada. Dengan sasaran yang sama dengan kaji ulang RUP, masukan-masukan yang ada diharapkan dapat semakin mengoptimalkan capaian dan proses pengadaan, serta dapat dilakukan mitigasi risiko pengadaan.

Pengkajian Ulang RPP ini ini dapat dilakukan melalui metode rapat koordinasi sebagaimana yang direkomendasi dalam peraturan pengadaan, baik dengan skema kerja PPK mengundang ULP/Pejabat Pengadaan dan Tim Teknis untuk membahas RPP, atau sebaliknya. Tak menutup pula sebenarnya jika prakarsa ini dilakukan oleh pihak lain yang menilai Dokumen RPP perlu untuk dioptimalkan.

Pembahasan Rencana Pelaksanaan Pengadaan meliputi:

a. Pengkajian Ulang Spesifikasi Teknis

Pengkajian Ulang di sini lebih menegaskan kepada kejelasan spesifikasi teknis, agar siap menjadi standar acuan bagi penawaran penyedia, sehingga diperoleh barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan. Ditargetkan dari pembahasan ini dapat lebih dipertajam spesifikasi yang menjadi kebutuhan, namun tetap dalam koridor norma yang tidak diskriminatif dan tetap memenuhi efektivitas.

Pertanyaan yang perlu dijawab dalam pembahasan substansi ini antara lain adalah:
1) Apakah spesifikasi teknis sinkron dengan spesifikasi dalam KAK?
2) Apa sumber informasi yang dipergunakan dalam menetapkan spesifikasi?
3) Apakah spesifikasi telah menjelaskan kualitas / mutu dan dapat dievaluasi?
4) Apakah spesifikasi telah menjelaskan kuantitas / jumlah dan dapat dievaluasi?
5) Apakah spesifikasi telah menjelaskan tempat dan dapat dievaluasi?
6) Apakah spesifikasi telah menjelaskan waktu dan dapat dievaluasi?
7) Apakah spesifikasi telah menjelaskan tingkat layanan dan dapat dievaluasi?
8) Apakah ditemukan hal-hal yang berpotensi diskriminatif dalam spesifikasi?
9) Apakah spesifikasi didukung dengan gambar dan telah dilakukan pembahasan? (bila diperlukan)
10) Apakah spesifikasi didukung dengan kebutuhan tenaga ahli dan telah dilakukan pembahasan? (bila diperlukan)
11) Apakah spesifikasi didukung dengan persyaratan ISO / Standar Manajemen Mutu dan telah dilakukan pembahasan? (bila diperlukan)
12) Apakah ada syarat-syarat pada spesifikasi lain yang ditambahkan?

b. Pengkajian Ulang Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

Kaji Ulang diharapkan mendapat harga estimasi yang mewakili kondisi harga normal pasar, sehingga dapat menjadi patokan untuk menilai kewajaran harga yang dapat di dipertanggungjawabkan, serti terhindar dar praktek mark-up dan rekayasa negatif.

Penjelasan lebih lanjut tentang HPS dapat dibaca Artikel Catatan : Dalam Menyusun HPS.

Pertanyaan yang perlu dijawab dalam pembahasan substansi ini antara lain adalah:
1) Apakah HPS sinkron terhadap Pagu Anggaran?
2) Apakah sumber informasi yang dipergunakan dalam menetapkan HPS?
3) Apakah terdapat kalkulasi / perhitungan khusus dalam menetapkan nilai HPS?
4) Apakah HPS sudah memperhitungkan perpajakan?
5) Apakah masa penetapan HPS telah memenuhi ketentuan pengadaan?
6) Apakah terdapat dokumentasi penyusunan HPS?
c. Pengkajian Ulang Rancangan Kontrak

Mengkaji rancangan kontrak lebih menitikberatkan kepada tersedianya sebuah draft kontrak yang layak menjadi perjanjian yang baik ketika penyedia sudah terpilih dan melaksanakan pekerjaan. Di beberapa situasi sering ditemukan rancangan kontrak yang disusun oleh PPK sangat tidak reliabel, hanya sebatas menyalin dari standar dokumen pengadaan yang tersedia. Hal ini yang kadang berdampak kontrak tak nyaman ketika dilaksanakan. Untuk itu melalui kaji ulang ini diingatkan betul agar PPK menyiapkan rancangan kontrak yang handal.

Pertanyaan yang perlu dijawab dalam pembahasan substansi ini antara lain adalah:
1) Apa standar dokumen rancangan kontrak / perjanjian yang dipergunakan?
2) Apakah jenis kontrak yang dipergunakan sinkron dengan karakteristik pengadaan?
3) Apakah bukti perjanjian yang dipergunakan sinkron dengan nilai pengadaan?
4) Apakah klausul yang harus diisi dalam rancangan kontrak / perjanjian telah dipenuhi (seperti : jenis kontrak, sanksi, pembayaran prestasi kerja, uang muka, dan lain-lain) ?
5) Apakah klausul kontrak sinkron dengan spesifikasi teknis (seperti sinkronisasi Syarat-syarat Khusus Kontrak terhadap spesifikasi) ?
6) Apakah rancangan kontrak / perjanjian sudah representatif untuk menjadi bagian dokumen pengadaan?

Untuk selanjutnya berdasarkan hasil rapat koordinasi, pembahasan-pembahasan tersebut dituangkan dalam Berita Acara. Langkah lebih lanjut, apabila PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan sepakat untuk mengubah Rencana Pelaksanaan Pengadaan tersebut, perubahan dilakukan dengan PPK menetapkan kembali RPP. Apabila ada perbedaan pendapat antara PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan terkait Rencana Pelaksanaan Pengadaan, diajukan permasalahan ini kepada PA/KPA untuk diputuskan, sesuai dengan kewenangan yang dimiliki. Putusan PA/KPA bersifat final.

Penerapan pengkajian ulang sebagaimana dimaksud di atas bukan merupakan bentuk memperpanjang proses pengadaan. Justru merupakan ikhtiar ilmiah dalam mengoptimalkan capaian dan proses pengadaan, serta dapat dilakukan mitigasi risiko pengadaan. Semua pihak diarahkan untuk awareness atas peran dan tanggungjawab masing-masing melalui format :watawa shaubil haq, watawa shaubish-shabr”.

Untuk memudahkan proses administrasi dalam pembuatan Berita Acara Pengkajian Ulang Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan Berita Acara Pengkajian Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP), terlampir format yang dapat digunakan. Silahkan untuk dipergunakan dan diedit sesuai dengan kebutuhan.

Catatan terakhir, dengan dinamisnya aturan pengadaan, tidak menutup kemungkinan perubahan peraturan pengadaan dapat menghilangkan atau mengubah frasa atau maksud dari Pengkajian Ulang Rencana Umum Pengadaan dan Berita Acara Pengkajian Rencana Pelaksanaan Pengadaan. Namun semangat saling mengingatkan dan memberikan masukan yang baik tetap perlu dijaga tata cara dan nilainya.

Dengan nasihat dan ajakan kepada kebaikan, seseorang dapat berubah dari yang tidak mengerti menjadi mengerti, dari yang lupa menjadi ingat, dari salah menjadi sadar karena diingatkan, dan dari tidak baik menjadi baik. Tentunya semua itu tidak terlepas dari kehendak Yang Maha Kuasa, kerana upaya kita hanyalah terbatas dalam mengajak atau saling menasehati, selebihnya untuk urusan hati dan apakah orang yang diajak menerima atau tidak, tergantung daripada upaya orang yang diajak tersebut apakah menerima, atau menolaknya, karena, hanyalah Tuhan Yang Maha Kuasa dan membolak-balikkan hati manusia.

Lampiran :
1. Berita Acara Pengkajian Ulang Rencana Umum Pengadaan (RUP)
2. Berita Acara Pengkajian Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP)

 

Sumber: Dr. H. Fahrurrazi, M.Si.